Remplacer ses abonnements SaaS par un outil sur mesure

À retenir

• Le point de bascule est à environ 645 € par mois. C’est le coût mensuel équivalent d’un outil sur mesure à 30 000 € avec sa maintenance, amorti sur cinq ans.
• Ce seuil se compare au total de ce que l’outil remplace, pas à un abonnement isolé. Trois outils à 250 € dépassent le seuil ; un seul à 400 € ne l’atteint pas.
• Un abonnement facturé par utilisateur change le calcul avec vos effectifs. Un outil sur mesure ne coûte pas plus cher parce que vous recrutez : c’est souvent là que se trouve la vraie économie.
• Le calcul ignore trois choses qui jouent contre le sur mesure : l’éditeur fait évoluer son produit sans vous facturer, il a déjà prouvé qu’il fonctionne, et il porte le risque de panne.
• Il ignore aussi deux choses qui jouent pour : vous cessez de payer pour quatre-vingts pour cent de fonctionnalités que vous n’utilisez pas, et vos données cessent d’être chez quelqu’un d’autre.
• Le code doit vous appartenir, sinon vous avez remplacé un loyer par un autre : voir l’article L131-3 du code de la propriété intellectuelle.

La question revient toujours sous la même forme : « on paie 1 200 € par mois d’abonnements, à ce rythme on aurait déjà payé un outil à nous ». Elle est légitime, et la réponse est arithmétique avant d’être stratégique. Autant faire le calcul en premier.

Où se situe exactement le point de bascule ?

Un outil métier sur mesure démarre à 30 000 € chez un studio senior français, et sa maintenance démarre à 145 € par mois. Sur cinq ans, soit soixante mois, cela fait 30 000 € plus 8 700 €, soit 38 700 €. Ramené au mois : 645 €.

Ce que vous payez aujourd’hui	Sur cinq ans	Comparé au sur mesure
300 € par mois d’abonnements	18 000 €	Le sur mesure coûte deux fois plus. Ne le faites pas
650 € par mois	39 000 €	Équilibre. La décision se joue sur autre chose que le prix
1 500 € par mois	90 000 €	Le sur mesure économise plus de 50 000 € sur la période
3 000 € par mois	180 000 €	L’écart paie un outil bien plus ambitieux que 30 000 €

Deux précisions sur ce calcul. D’abord, il compare ce qui est comparable : 30 000 € est le prix d’entrée d’un outil à un seul rôle, pas d’un progiciel complet. Les fourchettes par type d’outil sont détaillées dans l’article sur le prix d’un logiciel métier. Ensuite, cinq ans est une durée de vie prudente : la plupart des outils métier que nous avons livrés tournent encore après sept ou huit ans, ce qui déplace le seuil vers le bas.

Pourquoi faut-il compter le total, et pas un abonnement ?

L’erreur la plus fréquente est de comparer l’outil sur mesure au plus gros des abonnements. Un outil interne ne remplace jamais un seul logiciel : il remplace l’ensemble de ceux qui se recopient entre eux, plus les tableurs qui font la jointure, plus le temps passé à recopier.

Ce qui disparaît	Comment le chiffrer
Les abonnements remplacés	Le total mensuel réellement facturé, options comprises
Les sièges payés pour des usages occasionnels	Le nombre de licences que personne n’ouvre, multiplié par le prix unitaire
Le connecteur entre deux outils	Son abonnement propre, souvent oublié parce qu’il est petit
La ressaisie entre les deux	Le temps mesuré sur une semaine, pas estimé de mémoire

Ce dernier poste est le seul qui demande un vrai relevé. Comptez sur une semaine, à la montre, combien de temps vos équipes passent à déplacer de l’information d’un outil vers un autre. Les ordres de grandeur par type de flux sont dans notre article sur les ressaisies.

Ce que le calcul ne dit pas

Un studio qui s’arrête au tableau précédent vous vend quelque chose. Trois arguments jouent contre le sur mesure, et ils sont bons.

• L’éditeur fait évoluer son produit sans vous facturer. Votre abonnement finance une feuille de route que des milliers de clients paient avec vous. Votre outil, lui, n’évolue que quand vous payez.
• Il a déjà prouvé qu’il fonctionne. Un logiciel du marché utilisé par dix mille entreprises a rencontré des cas que votre outil découvrira en production, chez vous.
• Il porte le risque d’exploitation. Panne, sauvegarde, sécurité, mise à jour : c’est son métier et son équipe d’astreinte. Avec un outil à vous, cette charge revient à votre prestataire, et elle se paie.

Deux arguments jouent pour, et ils sont rarement chiffrés.

• Vous cessez de payer ce que vous n’utilisez pas. Un logiciel du marché couvre le besoin de tout le monde ; vous en utilisez une fraction, et vous payez le reste. Un outil taillé fait moins et le fait exactement.
• Le prix cesse de suivre vos effectifs. C’est l’argument décisif pour une entreprise qui recrute : un abonnement par utilisateur transforme chaque embauche en dépense logicielle, pas un outil à vous.

Trois cas où il faut le faire, trois où il ne faut pas

Faites-le si	Ne le faites pas si
Votre façon de travailler est votre avantage, et aucun outil ne la reproduit	Un logiciel du marché couvre 80 % du besoin et le reste s’automatise autour
Vous payez par utilisateur et vous recrutez	Moins de cinq personnes utiliseront l’outil
Vos équipes recopient les mêmes données entre trois outils tous les jours	Votre processus change tous les trimestres et n’est pas stabilisé

Le cas le plus fréquent dans notre file n’est d’ailleurs ni l’un ni l’autre : c’est l’entreprise qui garde ses outils du marché et fait développer uniquement la couche qui les relie. Moins cher, plus rapide, et elle supprime la ressaisie sans porter le risque d’exploitation d’un logiciel complet.

Si vous le faites, deux conditions non négociables

Remplacer un loyer logiciel par un autre serait la pire issue. Deux clauses décident de cela.

• La cession des droits, dans les formes. L’article L131-3 du code de la propriété intellectuelle exige que chaque droit cédé soit mentionné distinctement et que le domaine d’exploitation soit délimité en étendue, destination, lieu et durée. Une ligne « cession des droits » ne vaut rien : le détail est ici.
• Les accès à votre nom. Hébergement, dépôt de code, nom de domaine, comptes de services tiers. Si tout vit chez le prestataire, vous avez acheté une dépendance : ce que coûte de la défaire.

Questions fréquentes

Pourquoi amortir sur cinq ans et pas sur trois ?

Parce que c’est la durée de vie observée la plus prudente pour un outil métier. Sur trois ans, le seuil monte à environ 1 000 € par mois et presque aucun projet ne se justifie ; sur huit ans, il descend sous 460 € et presque tous passent. Cinq ans est l’hypothèse qui ne flatte ni l’une ni l’autre des deux options.

Et si mon prestataire disparaît ?

C’est le risque réel du sur mesure, et il se traite par le contrat et non par la confiance. Code chez vous dès le premier jour, hébergement à votre nom, documentation livrée avec chaque lot. Un outil dont vous détenez les sources et les accès se reprend par une autre équipe ; un outil dont vous n’avez rien ne se reprend pas.

Peut-on commencer petit ?

C’est même ce qu’il faut faire. Remplacez d’abord le flux qui coûte le plus de temps aujourd’hui, mettez-le en production, mesurez. Vous saurez alors si la suite vaut le coup, avec des chiffres au lieu d’une projection. Un premier lot utile tient souvent dans 15 000 à 25 000 €.

Les abonnements ne sont-ils pas déductibles, contrairement à un investissement ?

Le traitement comptable diffère en effet, et il peut jouer dans un sens comme dans l’autre selon votre situation. C’est une question pour votre expert-comptable, pas pour votre prestataire : faites-la trancher avant de signer, pas après.

Que faire des données déjà dans le SaaS actuel ?

Elles se récupèrent, et c’est un droit : au titre de l’article 28 du RGPD, votre prestataire doit, à votre choix, effacer ou vous renvoyer les données personnelles au terme de la prestation. Prévoyez tout de même le temps de les nettoyer : c’est le poste le plus sous-estimé d’une migration.

Combien de temps avant que l’outil remplace vraiment l’abonnement ?

Trois à six mois pour un premier périmètre en production, et quelques semaines de plus avant de pouvoir résilier, le temps que l’équipe ait basculé pour de bon. Ne résiliez jamais avant que le nouvel outil ait passé un cycle complet, fin de mois comprise.

Glossaire

• Point de bascule : le montant mensuel d’abonnements à partir duquel un outil sur mesure revient moins cher sur la durée retenue.
• Coût de possession : développement plus hébergement plus maintenance plus évolutions, sur la durée de vie. Le seul chiffre comparable entre deux options.
• Facturation par siège : tarification à l’utilisateur. Elle fait croître la dépense logicielle avec les effectifs, indépendamment de l’usage réel.
• Couche de liaison : développement limité qui relie des outils du marché entre eux, sans les remplacer. Souvent le meilleur rapport entre coût et gain.
• Réversibilité : la capacité à quitter un outil ou un prestataire en emportant ses données et son code. Elle se prévoit au contrat, jamais au moment du départ.

Sources

• Informatique en nuage · ce qu’implique de confier ses données à un service hébergé · CNIL
• Règlement général sur la protection des données, article 28 · restitution des données au terme de la prestation · CNIL
• Article L131-3 du code de la propriété intellectuelle · forme d’une cession de droits · Légifrance
• Les TIC et le commerce électronique dans les entreprises en 2024 · équipement logiciel des entreprises · INSEE
• Bpifrance Le Lab · études sur l’équipement numérique des PME et des ETI

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