Cahier des charges de logiciel métier : le modèle à remplir

Réponse rapide : un cahier des charges de logiciel métier tient en neuf sections : le métier et ce qui coince aujourd’hui, les utilisateurs, les données existantes, le périmètre trié, les raccordements aux logiciels en place, la conformité, la mise en service, le budget et les critères d’acceptation. Les trois que presque personne ne remplit, et qui font déraper les projets, sont la reprise des données, les raccordements et l’adoption par les équipes. Le modèle ci-dessous les couvre en douze pages, à télécharger sans laisser d’adresse e-mail.

Le modèle, à télécharger tout de suite

Si vous êtes venu chercher le document plutôt que l’explication : téléchargez le modèle de cahier des charges de logiciel métier (PDF, 12 pages). Neuf sections à remplir, avec à chaque fois ce que le prestataire cherche à savoir, la liste des douze questions qui font bouger un devis, et le message à envoyer avec votre demande. Pas d’adresse e-mail à laisser, pas d’inscription.

Le reste de cette page explique ce que chaque section décide dans le prix, et les trois que presque tout le monde bâcle.

À retenir

• Le document sert deux fois : pour obtenir des devis comparables, puis pour recetter ce qui vous est livré.
• Une section laissée vide est chiffrée au pire cas, ou devient un avenant. Écrire « pas encore décidé » vaut mieux que laisser blanc.
• Le nombre de profils aux droits différents est le premier facteur de prix, devant le nombre de fonctions.
• La reprise des données est le poste le plus sous-estimé : reprendre trois ans d’historique plutôt que quinze divise souvent son coût par trois.
• Comptez une demi-journée par semaine de votre côté, pendant toute la durée du projet. Si personne ne peut la donner, décalez le projet.

D’abord : faut-il vraiment faire construire ?

Un logiciel du commerce qui couvre 80 % de votre besoin coûte presque toujours moins cher qu’un développement sur mesure. La vraie question n’est pas « sur mesure ou pas », c’est où se trouvent les 20 % restants.

S’ils sont dans le confort, dans des préférences d’affichage ou dans des habitudes qu’on peut changer, achetez un outil existant. S’ils sont dans ce qui vous distingue de vos concurrents, ou dans une ressaisie qui vous coûte des heures chaque semaine, le calcul s’inverse : l’abonnement que vous payez pour un outil qui ne fait pas le travail est un coût permanent, pas une économie.

Où se situe votre besoin non couvert	Ce qui coûte le moins cher
Préférences d’affichage, habitudes de saisie, confort	Acheter un outil du commerce et adapter vos habitudes
Un rapport ou un export que l’outil ne sait pas produire	Acheter, et faire développer l’export à part
Une ressaisie entre deux outils, plusieurs heures par semaine	Automatiser la liaison avant d’envisager un remplacement
Le cœur de ce qui vous distingue de vos concurrents	Faire construire : aucun outil du commerce ne l’aura
Des abonnements empilés que personne ne maîtrise	Comparer le coût sur trois ans avant de trancher

Le cahier des charges sert précisément à trancher cette question avec des faits. En remplissant la section 1, vous écrivez noir sur blanc ce que coûte votre situation actuelle. Si le chiffre est dérisoire, vous venez d’économiser un projet. S’il ne l’est pas, vous avez l’argument qui justifie le budget, et vous pouvez le confronter aux ordres de grandeur d’un logiciel métier sur mesure.

Les neuf sections, et ce que chacune décide dans le devis

Un cahier des charges n’est pas un exercice administratif. Chaque section répond à une question que le prestataire se posera de toute façon : s’il ne trouve pas la réponse chez vous, il la devinera, et il la devinera toujours dans le sens qui le protège.

Section	Ce qu’elle décide dans le devis
1. Le métier et ce qui coince	Le processus réel, étape par étape, avec les contournements. C’est ce qui permet de dessiner l’outil autour de votre travail plutôt que l’inverse.
2. Qui s’en servira	Le nombre de profils aux droits différents, premier facteur de prix. Trois profils, c’est trois jeux d’écrans, trois jeux de droits et trois parcours à tester.
3. Vos données existantes	Le volume et l’état de ce qu’il faudra reprendre. Le poste le plus sous-estimé.
4. Le périmètre fonctionnel	La liste des fonctions, triée entre indispensables au lancement et reste. Un périmètre non trié est la première cause de dérive de budget.
5. Les raccordements	Comptabilité, paie, messagerie, site web. Une intégration coûte parfois plus cher que la fonction qu’elle sert.
6. Accès, sécurité, conformité	L’hébergement et l’architecture, décidés dès le premier jour. Ces contraintes ne se rattrapent pas après coup.
7. Mise en service et formation	La charge d’accompagnement. Un logiciel correct que personne n’utilise est un échec complet.
8. Budget, planning, gouvernance	La faisabilité du calendrier, et surtout la disponibilité de vos équipes.
9. Critères d’acceptation	Les conditions de la réception. Écrite avant, cette section évite la discussion la plus pénible d’un projet.

Les trois sections que presque tout le monde bâcle

Les cahiers des charges que nous recevons sont souvent bons sur les fonctions et muets sur trois sujets. Ce sont pourtant les trois qui font déraper les projets.

La reprise de vos données

Un tableur de quinze ans avec trois colonnes mal remplies coûte plus cher à reprendre qu’à ressaisir. Et la différence ne se voit qu’en ouvrant le fichier, ce qui arrive en général une fois le devis signé.

Trois choses à écrire : où sont vos données aujourd’hui, dans quel état elles sont honnêtement, et jusqu’où remonter. Ce dernier point est celui qui fait le plus d’économies : reprendre trois ans d’historique plutôt que quinze divise souvent le coût de migration par trois, sans gêner personne. Demandez-vous ce que vous consultez réellement.

Les raccordements aux logiciels existants

« Il faudra que ça parle à notre compta » n’est pas une spécification. La question qui compte est : ce logiciel a-t-il une interface de connexion ? S’il n’en a pas, l’échange se fera par fichier, à la main ou de façon programmée, et ce n’est ni le même travail ni le même prix.

Si vous ne savez pas répondre, notez le nom exact du logiciel et son éditeur. C’est au prestataire d’aller vérifier avant de chiffrer, pas à vous. Un prestataire qui chiffre une intégration sans avoir regardé la documentation de l’autre logiciel vous présentera un avenant.

L’adoption par vos équipes

La question inconfortable, et celle qui décide du sort du projet : qui va résister, et pourquoi ? « Les deux plus anciens de l’atelier ne veulent pas de téléphone professionnel » est une information qui change la conception de l’outil. Écrite dans le cahier des charges, elle se traite. Découverte à la livraison, elle enterre le projet.

Prévoyez aussi la bascule. Faire tourner l’ancien et le nouveau en parallèle rassure, mais oblige à saisir deux fois pendant toute la période : c’est cher et c’est épuisant. Une équipe pilote d’abord, les autres ensuite, est presque toujours le meilleur compromis.

Ce que votre métier change

Le modèle est le même pour tous les métiers, mais les points durs ne le sont pas. Nous avons détaillé, pour plusieurs d’entre eux, ce qui pèse réellement sur le périmètre et sur le prix :

• Logiciel de syndic de copropriété · appels de fonds, assemblées générales, extranet copropriétaires
• Logiciel de suivi de chantier · relevés sur le terrain, photos, avancement, hors réseau
• Logiciel de location de matériel · disponibilité, états des lieux, retours et pénalités
• Logiciel de garage automobile · ordres de réparation, pièces, planning atelier
• Logiciel de conciergerie · plannings d’intervenants, ménage, coordination
• Logiciel métier sur mesure · la page générale, si votre métier n’est pas dans la liste

Comment obtenir des devis comparables

Envoyez le même document à chacun, et demandez les mêmes quatre choses : un prix découpé ligne par ligne et non un total, qui écrira le code et où, la date de la première version que votre équipe pilote pourra utiliser, et le coût mensuel après la livraison, hébergement et maintenance compris.

Trois devis qui ne se découpent pas de la même façon ne se comparent pas. Et méfiez-vous du devis nettement moins cher que les autres : il correspond presque toujours à un périmètre plus petit, pas à un meilleur prix. Demandez à voir la ligne qui manque.

Un dernier point à poser par écrit dès le départ, quel que soit le prestataire retenu : le code source, les accès et l’export complet de vos données doivent être à votre nom. C’est votre seule garantie de pouvoir changer d’avis plus tard.

Questions fréquentes

Faut-il un cahier des charges pour un petit projet ?

Oui, mais court. Les sections 1 à 4 suffisent pour un outil simple. Ce qui compte n’est pas le volume du document, c’est que le périmètre soit trié et que les données existantes soient décrites. Un cahier des charges de six pages bien rempli vaut mieux qu’un document de soixante pages recopié d’un modèle.

Combien de temps faut-il pour le rédiger ?

Comptez trois à cinq heures avec ce modèle, et associez une personne qui fait le travail au quotidien. C’est elle qui connaît les cas particuliers, et les cas particuliers sont le projet. Si votre projet est une application pour vos clients plutôt qu’un outil interne, utilisez plutôt le modèle de cahier des charges d’application mobile.

Et si je ne sais pas répondre à une question ?

Écrivez « pas encore décidé » plutôt que de laisser blanc. Une section vide n’est pas neutre : elle est chiffrée au pire cas par le prestataire, ou elle devient un avenant en cours de route. Les deux vous coûtent. Une question explicitement ouverte, au contraire, appelle une proposition.

Qui doit rédiger le cahier des charges, nous ou le prestataire ?

Vous, pour la partie métier : personne d’autre ne connaît votre processus réel. Le prestataire, lui, traduit ensuite ce besoin en solution technique, et c’est son travail, pas le vôtre. Méfiez-vous de celui qui propose de tout rédiger à votre place avant même d’avoir compris votre métier : vous obtiendrez une description de ce qu’il sait faire.

Faut-il annoncer un budget dans le cahier des charges ?

Oui, au moins une fourchette. L’idée qu’annoncer un budget fait monter les prix est fausse dans ce métier : sans ordre de grandeur, vous recevrez des propositions qui ne se comparent pas, dont certaines à dix fois votre capacité. Une enveloppe annoncée permet au prestataire de vous dire franchement ce qui tient dedans, et ce qui n’y tient pas.

Pouvez-vous relire mon cahier des charges ?

Oui. Envoyez-le à james@tikupmedia.com : nous vous disons ce qui manque, ce qui va coûter cher et pourquoi, et ce qui peut attendre une deuxième version. C’est gratuit et sans engagement, que vous travailliez avec nous ou non. Le modèle lui-même est libre d’usage : vous pouvez l’envoyer à n’importe quel prestataire, y compris à nos concurrents.

Sources et références

• AFNOR, norme NF X50-151 · la norme française qui encadre l’expression fonctionnelle du besoin et le cahier des charges fonctionnel. Notre modèle n’en est pas une application formelle : il en reprend le principe, décrire le besoin avant la solution.
• CNIL, « RGPD : par où commencer » · la méthode officielle en quatre étapes, à lire avant de remplir la section 6 si votre outil manipule des données personnelles.
• France Num, modèles de cahiers des charges · les modèles publics de l’État, orientés site internet d’entreprise, utiles en complément si votre projet comporte aussi une vitrine.