Les quatre statuts d’une facture électronique, et ce qu’ils changent pour vous

À retenir

• Quatre statuts au minimum, pas quatre statuts en tout. Les plateformes agréées doivent prendre en charge et mettre à disposition a minima ces quatre-là. Chacune peut en proposer d’autres, facultatifs, selon ses fonctionnalités.
• DÉPÔT correspond à l’acceptation de la facture par la plateforme de l’émetteur, et la date de dépôt est horodatée.
• REJET signifie que la plateforme de l’émetteur ou du destinataire n’accepte pas la facture : format non conforme, incohérence des montants hors taxe, TVA et toutes taxes comprises.
• REFUS vient du destinataire, pas d’une machine : erreur de destinataire, erreur sur la facture. Le guide de la DGFiP ajoute qu’il est obligatoirement motivé et qu’il ne doit pas servir à exprimer un simple litige commercial.
• ENCAISSÉE comprend les données de paiement, c’est-à-dire la date et le montant. C’est ce statut qui fait remonter automatiquement vos données de paiement à l’administration.

Le cycle de vie, en un schéma

Les statuts existent pour une raison précise, que les livrets énoncent : permettre un suivi de bout en bout du cycle de vie des factures entre assujettis à la TVA établis en France. Les entreprises échangent donc avec leurs partenaires commerciaux et avec l’administration l’état d’avancement du traitement de chaque facture.

Les quatre statuts, un par un

Statut	Qui l’émet	Ce qu’il veut dire
DÉPÔT	La plateforme de l’émetteur	Elle accepte la facture. La date de dépôt est horodatée
REJET	Une plateforme, celle de l’émetteur ou celle du destinataire	Elle n’accepte pas la facture : format non conforme, incohérence des montants HT, TVA et TTC
REFUS	Le destinataire lui-même	Il refuse la facture : erreur de destinataire, erreur sur la facture
ENCAISSÉE	L’émetteur, via sa plateforme	La facture est payée. Le statut porte la date d’encaissement et le montant

Pourquoi « au minimum » change tout

Les livrets précisent que d’autres statuts, facultatifs, peuvent être proposés selon les fonctionnalités de votre plateforme agréée. Cela veut dire deux choses pour qui choisit une plateforme ou fait adapter son logiciel. D’abord, ces quatre-là sont garantis partout : votre outil peut compter dessus. Ensuite, tout le reste varie d’une plateforme à l’autre, et un connecteur écrit pour les statuts facultatifs de l’une ne marchera pas tel quel avec une autre.

La question à poser avant de signer est donc précise : quels statuts, au-delà des quatre obligatoires, votre plateforme expose-t-elle, et sous quelle forme ?

Rejet ou refus : la confusion qui coûte cher

Les deux mots se ressemblent, les deux arrivent dans le même flux, et beaucoup d’outils les rangent ensemble dans un état « en erreur ». C’est l’erreur de conception la plus commune sur ce sujet, parce qu’elle fait perdre la seule information utile : qui a dit non, et pourquoi.

	REJET	REFUS
Qui	Une plateforme, machine	Le destinataire, humain
Nature	Une anomalie technique de transmission	Un statut de cycle de vie, qui exprime une décision
Motifs	Format non conforme, incohérence des montants HT, TVA, TTC	Erreur de destinataire, erreur sur la facture. Le guide limite les motifs à ceux prévus par la norme
Ce que vous faites	Vous corrigez le document ou le paramétrage, et vous renvoyez	Vous analysez le motif. Si vous corrigez et réémettez, la nouvelle facture doit porter un nouveau numéro
Ce que ce n’est pas	Un désaccord commercial	Un outil pour exprimer un litige commercial

Ce que votre logiciel doit en faire

Quatre conséquences concrètes, et aucune n’est cosmétique.

• Deux états distincts, deux files de travail. Un rejet se traite par une correction technique, un refus par un appel au client. Les ranger ensemble oblige à rouvrir chaque dossier pour savoir lequel on tient.
• Un nouveau numéro à la réémission. Après un refus fondé, la facture corrigée doit porter un numéro neuf, sous peine d’un rejet pour numéro déjà utilisé.
• Piloter les relances sur les statuts. Tant que le dépôt n’est pas horodaté, la facture n’est pas partie. Relancer un client sur une facture qui n’a jamais quitté votre plateforme fait perdre du crédit, et c’est évitable.
• Alimenter le statut encaissé correctement. Il porte la date et le montant, et pour les données de paiement ce montant doit être réparti par taux de TVA. Un logiciel qui ne relie pas l’encaissement aux lignes de la facture ne sait pas le faire.

Questions fréquentes

Quels sont les 4 statuts obligatoires d’une facture électronique ?

DÉPÔT, REJET, REFUS et ENCAISSÉE. Les livrets de la réforme précisent que les plateformes agréées doivent prendre en charge et mettre à disposition de leurs clients assujettis a minima ces quatre statuts. D’autres, facultatifs, peuvent être proposés selon les fonctionnalités de la plateforme.

Quelle différence entre un rejet et un refus de facture ?

Le rejet vient d’une plateforme, celle de l’émetteur ou celle du destinataire, et c’est une anomalie technique : format non conforme, incohérence des montants hors taxe, TVA et toutes taxes comprises. Le refus vient du destinataire lui-même : erreur de destinataire, erreur sur la facture. Le guide de la DGFiP ajoute que le refus est obligatoirement motivé et qu’il ne doit pas servir à exprimer un litige commercial.

Que signifie le statut DÉPÔT ?

Il correspond à l’acceptation de la facture par la plateforme de l’émetteur, et la date de dépôt est horodatée. Tant qu’il n’est pas là, la facture n’a pas quitté votre plateforme : ce n’est donc pas le moment de relancer votre client.

Que contient le statut ENCAISSÉE ?

Les données de paiement, c’est-à-dire la date et le montant. C’est par ce statut que les données de paiement remontent automatiquement à l’administration quand l’opération a donné lieu à une facture électronique, en renseignant la date d’encaissement et le montant réparti par taux de TVA associés à la facture.

Y a-t-il d’autres statuts que ces quatre ?

Oui, mais ils sont facultatifs et dépendent des fonctionnalités offertes par votre plateforme agréée. Seuls les quatre obligatoires sont garantis partout. C’est un point à vérifier avant de faire écrire un connecteur, parce que ce qui marche avec une plateforme ne marchera pas forcément avec une autre.

Faut-il renuméroter une facture réémise après un refus ?

Oui. Le guide pratique de la DGFiP demande que la nouvelle facture comporte un nouveau numéro, pour éviter toute confusion avec la facture refusée et tout rejet lié à la réutilisation du même numéro.

Mon logiciel range rejets et refus dans « erreur » : est-ce grave ?

C’est surtout coûteux. Les deux cas se traitent différemment, l’un par une correction technique, l’autre par un appel au client. Les mélanger oblige à rouvrir chaque dossier pour savoir lequel on tient, et fait perdre le motif, qui est l’information la plus utile.

Glossaire

• Statut de cycle de vie : état d’avancement du traitement d’une facture, échangé entre les partenaires commerciaux et avec l’administration.
• DÉPÔT : acceptation de la facture par la plateforme de l’émetteur, avec horodatage.
• REJET : non-acceptation par une plateforme, pour un motif technique.
• REFUS : non-acceptation par le destinataire, obligatoirement motivée.
• ENCAISSÉE : statut portant les données de paiement, date et montant.
• Statut facultatif : statut supplémentaire proposé par certaines plateformes agréées, qui n’est garanti nulle part ailleurs.

Sources

• DGFiP · Livret de la réforme, régime simplifié d’imposition (PDF), section « Statuts de la facture électronique » : les quatre statuts obligatoires, leur définition mot pour mot, et la mention des statuts facultatifs.
• DGFiP · Livret de la réforme, franchise en base (PDF) : la même section, au mot près. C’est ce qui permet d’affirmer que la liste n’est pas propre à un régime.
• DGFiP · Guide pratique de démarrage au 1^er septembre 2026 (PDF), réponses 11 et 12 : la distinction entre rejet et refus, les motifs admis, et le nouveau numéro à la réémission.
• Service-public Entreprendre · La facturation électronique est effective depuis le 1^er septembre 2026 : le calendrier par taille d’entreprise.
• France Num · Comment bien choisir sa solution de facturation électronique : les critères de choix d’une plateforme.

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