Logiciel de conciergerie sur mesure : prix, obligations et périmètre

À retenir

• Le numéro d’enregistrement est un format, pas un texte libre. Treize caractères en trois groupes : le code officiel géographique de la commune sur 5 chiffres, un identifiant unique sur 6 chiffres, une clé de contrôle sur 2 caractères alphanumériques. Un champ libre laisse passer les fautes de frappe qui invalident une annonce.
• Le plafond annuel va de 90 à 120 jours selon la commune pour une résidence principale. Votre outil doit compter par bien et par année civile, parce que la plateforme doit désactiver l’annonce dès que le plafond est atteint.
• Un même client ne peut pas totaliser plus de 90 jours consécutifs de location par année civile. C’est une règle par occupant, pas par bien, et aucun tableur ne la surveille.
• La taxe de séjour a deux régimes qui ne se calculent pas pareil. Au réel, la mention sur la facture est obligatoire et distincte du prix, et la taxe n’entre pas dans la base de TVA. Au forfait, elle est assise sur la capacité d’accueil avec un abattement compris entre 10 % et 80 %, et elle est incluse dans la base de TVA.
• Les additionnelles changent le montant du tout au tout. Le conseil départemental peut instituer une taxe additionnelle de 10 %. En Île-de-France s’ajoute une additionnelle de 200 %. Un barème codé en dur dans l’outil se trompe dès que vous passez une frontière de département.

Une conciergerie de location saisonnière vit dans un empilement d’outils qui ne se parlent pas. Les réservations arrivent de deux ou trois plateformes, le planning des ménages tient dans un tableur partagé, les photos d’état des lieux dorment dans un téléphone, et le relevé mensuel du propriétaire se fabrique à la main, une ligne après l’autre.

Le problème n’est pas le confort. C’est qu’aucun de ces outils ne connaît les règles qui vous engagent. Le plafond de jours, le numéro d’enregistrement, le régime de taxe de séjour de chaque commune : ce sont des contraintes de calcul, et un tableur ne les applique pas tout seul. Chaque erreur se paie en annonce désactivée ou en redressement.

Cet article tranche trois points : à quel moment un logiciel de conciergerie sur mesure devient rationnel, quelles obligations il doit porter dans son modèle de données, et ce que contient un premier lot qui sert dès la mise en ligne.

Quand un logiciel de conciergerie sur mesure remplace-t-il les outils du marché ?

Quand votre marge dépend d’un calcul que l’outil du marché ne sait pas faire. Pour une conciergerie, ce calcul est presque toujours le même : le reversement au propriétaire. Commission variable selon le mandat, frais de ménage refacturés ou non, consommables, petites réparations avancées, taxe de séjour collectée pour le compte de la commune. Aucun outil générique ne connaît vos mandats.

Le second déclencheur est le nombre de propriétaires. À cinq propriétaires, un relevé mensuel se fabrique à la main en une soirée. À quarante, cette soirée devient trois jours par mois, et c’est un poste de travail entier qui disparaît le jour où le calcul est codé une fois pour toutes.

Signal dans votre activité	Ce que font les outils du marché	Ce que change le sur mesure
Chaque propriétaire a un mandat différent	Une commission unique, ou des exceptions tenues à la main	Le mandat est une donnée, le relevé se calcule seul
Vous refacturez ménages, consommables et réparations	Hors périmètre, donc tableur à côté	Chaque dépense se rattache au bien et au mois
Vos biens sont sur plusieurs communes	Un barème de taxe de séjour saisi à la main	Un barème par commune, appliqué à la réservation
Le propriétaire veut voir son bien en direct	Un export PDF envoyé par courriel	Un espace propriétaire, qui ne voit que ses biens
Vous gérez huit biens pour deux propriétaires	Les outils du marché suffisent largement	Trop tôt, le calcul ne rentabilise rien

Chez nous, un outil interne de ce type part à partir de 4 900 €, chiffrage et maquette fournis avant tout engagement. La grille complète par périmètre est dans combien coûte un logiciel métier sur mesure. Si votre sujet est d’abord le nombre d’abonnements empilés, voyez remplacer ses abonnements SaaS par un outil sur mesure.

Quelles obligations légales votre logiciel de conciergerie doit-il porter ?

Trois familles d’obligations se traduisent en champs, en compteurs et en règles de calcul. Les traiter après la mise en ligne coûte beaucoup plus cher que de les poser dans le modèle de données au départ, parce qu’elles touchent la réservation, la facture et la comptabilité en même temps.

Obligation	Ce que dit la règle	Ce que cela impose au logiciel
Numéro d’enregistrement du meublé	13 caractères : 5 chiffres de code géographique, 6 chiffres d’identifiant, 2 caractères de clé	Un champ au format contrôlé, repris sur l’annonce et les réservations
Plafond annuel de location	De 90 à 120 jours par année civile selon la commune, pour une résidence principale	Un compteur par bien et par année, et une alerte avant le plafond
Occupation par un même client	Pas plus de 90 jours consécutifs par année civile	Un contrôle par occupant, au moment de la réservation
Demande d’information de la commune	La commune peut la faire jusqu’au 31 décembre de l’année suivante, réponse sous 1 mois	Un historique des nuitées conservé au-delà de l’année en cours
Taxe de séjour au réel	Perçue avant le départ, mention obligatoire et distincte sur la facture, hors base de TVA	Une ligne de facture séparée, exclue du calcul de TVA
Taxe de séjour au forfait	Assise sur la capacité d’accueil, abattement de 10 % à 80 %, incluse dans la base de TVA	Un second mode de calcul, et une déclaration en mairie 1 mois avant la période
Taxes additionnelles	10 % possible au niveau départemental, 200 % d’additionnelle en Île-de-France	Un barème par commune, jamais une constante dans le code

Une quatrième famille ne se voit pas dans la loi du tourisme mais vous rattrape aussi vite : les données personnelles des voyageurs. Identité, coordonnées, parfois une pièce d’identité et un code d’accès au logement. La liste à passer avant la mise en ligne est dans sécurité et RGPD d’une application métier.

Que contient le premier lot d’une conciergerie ?

Le premier lot porte le calcul qui vous coûte le plus de temps, pas la fonction la plus visible. Dans une conciergerie, c’est le relevé propriétaire. Tout le reste, planning de ménage compris, peut attendre un deuxième lot sans bloquer personne.

Sur une conciergerie haut de gamme, le premier lot a été l’espace propriétaire : le bien, ses réservations, ses dépenses, son relevé mensuel, et rien d’autre. Le détail est dans l’étude de cas Maison Rivage. La même logique de fiche unique par objet géré se retrouve dans la fiche bateau d’un port de plaisance.

• Le bien comme objet central : adresse, propriétaire, mandat, commune, numéro d’enregistrement, capacité.
• La réservation avec ses nuitées, ses occupants, son montant, et les compteurs de jours qui en découlent.
• La dépense rattachée à un bien et à un mois : ménage, consommable, réparation avancée.
• Le relevé propriétaire, calculé depuis le mandat, jamais saisi à la main.
• L’espace propriétaire, cloisonné à ses seuls biens, en consultation.

Ce que l’on ne met pas dans le premier lot : la synchronisation bidirectionnelle des calendriers de plateformes, la tarification dynamique, et tout tableau de bord qui n’a pas encore d’historique à afficher. Pour écrire ce périmètre sans se tromper, le modèle à remplir est dans cahier des charges de logiciel métier.

Questions fréquentes

Combien coûte un logiciel de conciergerie sur mesure ?

Un outil interne de ce type part à partir de 4 900 € pour un premier lot qui porte un calcul complet, par exemple le relevé propriétaire du mandat jusqu’au versement. Le chiffrage et la maquette sont fournis avant engagement. Le budget total dépend surtout du nombre de modèles de mandat et du nombre de communes couvertes.

Combien de temps faut-il pour un premier lot utilisable ?

Comptez de six à douze semaines pour un premier lot en production. La variable qui pèse le plus n’est pas le développement mais le temps qu’il faut pour écrire noir sur blanc vos règles de commission, qui sont souvent restées orales. Prévoyez deux demi-journées de votre part pour les trancher.

Combien de jours par an peut-on louer un meublé de tourisme ?

Pour une résidence principale, le plafond varie entre 90 et 120 jours par année civile selon la commune. La plateforme doit désactiver l’annonce dès que le plafond est atteint sur l’année concernée. Par ailleurs, un même client ne peut pas totaliser plus de 90 jours consécutifs de location par année civile.

Faut-il faire apparaître la taxe de séjour sur la facture ?

Cela dépend du régime de la commune. Au réel, la mention est obligatoire et la taxe doit être distincte du prix de la chambre, et elle n’entre pas dans la base de TVA. Au forfait, la mention n’est pas obligatoire, peut s’écrire « taxe de séjour forfaitaire comprise », et la taxe est incluse dans la base de TVA.

Peut-on garder les plateformes de réservation et ajouter du sur mesure autour ?

Oui, et c’est le montage le plus courant. Les plateformes gardent l’acquisition et le paiement, l’outil sur mesure porte le mandat, les dépenses, le relevé et l’espace propriétaire. Le point de vigilance est la frontière : une réservation doit avoir un seul endroit où elle est vraie, sinon vous facturez deux fois ou pas du tout.

Qui est propriétaire du code d’un logiciel de conciergerie sur mesure ?

Celui que désigne la clause de cession de droits, à la date d’effet qu’elle fixe. Sans cette clause, payer un développement ne vous en rend pas propriétaire. Vérifiez que la cession couvre le code source, les scripts de déploiement et la documentation, pas seulement l’application livrée.

Glossaire

• Meublé de tourisme : logement meublé loué à une clientèle de passage qui n’y élit pas domicile, pour une durée courte.
• Numéro d’enregistrement : identifiant à 13 caractères délivré lors de la déclaration en mairie, à reporter sur l’annonce et les réservations.
• Mandat de gestion : contrat qui fixe ce que la conciergerie fait pour le propriétaire et comment elle est rémunérée.
• Taxe de séjour au réel : taxe calculée sur le nombre de nuitées, perçue avant le départ, mentionnée à part sur la facture.
• Taxe de séjour au forfait : taxe assise sur la capacité d’accueil de l’hébergement, indépendante du nombre réel de personnes logées.

Sources

• Service-public · Louer sa résidence principale en meublé de tourisme : numéro d’enregistrement à 13 caractères, plafond de 90 à 120 jours, 90 jours consécutifs par client, désactivation de l’annonce, réponse à la commune sous un mois.
• Service-public Entreprendre · Taxe de séjour sur les hébergements touristiques : régime réel et régime forfaitaire, abattement de 10 % à 80 %, mention sur la facture, base de TVA, additionnelle départementale de 10 %.
• Légifrance · Code du tourisme, meublés de tourisme, articles L324-1 à L324-2-1 : déclaration, numéro de déclaration et obligations déclaratives du loueur.

À lire aussi sur le blog

• Maison Rivage, l’espace propriétaire d’une conciergerie · le premier lot décrit ici, en conditions réelles.
• Combien coûte un logiciel métier sur mesure · la grille de prix complète, par périmètre.
• La fiche bateau d’un port, sans classeur · la même logique de fiche unique, sur un autre métier.
• Cahier des charges de logiciel métier · le modèle à remplir avant de demander un chiffrage.
• Sécurité et RGPD d’une application métier · la liste à passer avant la mise en ligne.
• Remplacer ses abonnements SaaS par un outil sur mesure · le calcul de bascule, abonnement contre possession.

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