Logiciel de gestion de transport sur mesure : prix, CNIL et périmètre

À retenir

• La CNIL impose trois durées, pas une. Les positions de vos véhicules se conservent 2 mois par principe, 1 an si elles servent à optimiser les tournées ou à prouver une intervention, 5 ans si elles servent au suivi du temps de travail. Un outil qui ne purge pas automatiquement vous met en faute.
• Le conducteur doit pouvoir couper la localisation hors de son temps de travail. C’est une fonction à développer, pas une case à cocher. L’employeur garde le droit de compter ces désactivations et d’en demander la raison.
• Collecter la position hors temps de travail est interdit, y compris pour retrouver un véhicule volé. Le vol ne rouvre pas le droit de suivre un salarié le dimanche.
• Votre parc est un engagement financier opposable. La capacité financière exigée est de 9 000 € pour le premier véhicule de plus de 3,5 tonnes, puis 5 000 € par véhicule suivant. Pour les véhicules de moins de 3,5 tonnes, 1 800 € puis 900 €.
• Le point de bascule n’est pas le prix, c’est le nombre de refus. Comptez les règles d’exploitation que votre éditeur a refusé de coder cette année. À partir de trois, le sur mesure devient le choix rationnel.

Un transporteur de trente camions tient rarement son exploitation dans un seul outil. Il y a le TMS pour les ordres de transport, un tableur pour les tournées du lendemain, WhatsApp pour joindre les conducteurs, et un classeur pour les bons de livraison signés. Chaque passage d’un outil à l’autre est un endroit où l’information se perd, et personne ne sait lequel dit vrai.

La vraie question n’est pas de savoir si un logiciel de gestion de transport sur mesure coûte plus cher qu’un abonnement. Elle est de savoir combien de vos règles d’exploitation un éditeur accepte de coder. Un TMS généraliste couvre le tronc commun du métier. Il ne couvre ni votre règle de répartition des tournées, ni votre grille d’affrètement, ni la pièce justificative que votre plus gros client exige.

Cet article tranche trois points : à quel moment le sur mesure devient rationnel, ce que la loi impose à tout outil qui géolocalise des véhicules, et ce que contient un premier lot qui sert dès la mise en ligne.

Quand un logiciel de gestion de transport sur mesure vaut-il mieux qu’un TMS du marché ?

Quand votre exploitation repose sur au moins trois règles qu’aucun éditeur n’accepte de coder. En dessous de ce seuil, un TMS du marché correctement paramétré est plus rapide à mettre en place et moins cher à posséder. Au-dessus, vous payez un abonnement pour un outil que vos équipes contournent, et le contournement coûte plus que l’abonnement.

Le mécanisme est économique, pas technique. Un éditeur amortit son développement sur des centaines de clients : il code ce qui est commun et refuse ce qui est propre à un seul. C’est une gestion saine de sa part, et c’est exactement ce qui vous bloque. Votre avantage concurrentiel est par définition ce que vos concurrents ne font pas, donc ce que l’éditeur n’a aucune raison de développer.

Signal dans votre exploitation	Ce que fait un TMS du marché	Ce que change le sur mesure
Vos tournées suivent une règle qui n’est écrite nulle part	Non paramétrable, l’exploitant arbitre à la main chaque matin	La règle est codée une fois et s’applique toujours
Vous facturez à la palette, au kilomètre et au forfait selon le client	Des champs détournés de leur usage, et des erreurs de facture	Une grille par contrat, appliquée automatiquement
Vos conducteurs signent les livraisons sur papier	Scan puis ressaisie, avec un décalage de 24 à 72 heures	Signature sur mobile, pièce rattachée à l’ordre de transport
Vous affrétez une partie des courses à des confrères	Module en option, souvent facturé par utilisateur	Un compte partenaire, qui ne voit que ses propres courses
Vous êtes à huit véhicules et le tableur tient encore	L’abonnement suffit largement	Trop tôt, et vous le regretterez

Chez nous, un outil interne de ce type part à partir de 4 900 €, chiffrage et maquette fournis avant tout engagement. Pour comprendre comment ce montant se construit selon le périmètre, voir combien coûte un logiciel métier sur mesure. Si votre problème est d’abord l’empilement des abonnements, lisez plutôt remplacer ses abonnements SaaS par un outil sur mesure.

Quelles règles la CNIL impose-t-elle à la géolocalisation de vos véhicules ?

La CNIL n’interdit pas de géolocaliser un véhicule professionnel. Elle encadre la finalité, puis fait découler de cette finalité la durée pendant laquelle vous gardez les positions. C’est le point que la plupart des cahiers des charges oublient, et c’est celui qui coûte le plus cher à rattraper : purger des données après coup suppose de reprendre le modèle de données et les sauvegardes.

Usage de la géolocalisation	Autorisé	Durée de conservation
Suivre, justifier et facturer une prestation de transport	Oui	2 mois
Assurer la sécurité du salarié, des marchandises ou du véhicule	Oui	2 mois
Mieux répartir des interventions d’urgence sur des lieux dispersés	Oui	2 mois
Optimiser les tournées ou prouver une intervention	Oui, si aucun autre moyen de preuve n’existe	1 an
Suivre le temps de travail, à défaut de tout autre dispositif	Oui, à titre accessoire	5 ans
Contrôler le respect des limitations de vitesse	Non	sans objet
Contrôler un salarié en permanence	Non	sans objet
Localiser un salarié libre d’organiser ses déplacements, par exemple un VRP	Non	sans objet
Collecter la position hors du temps de travail, même contre le vol	Non	sans objet

Trois obligations se traduisent directement en développement. D’abord la purge automatique, calée sur la finalité : un outil qui garde tout « au cas où » est en faute dès le troisième mois. Ensuite la désactivation par le conducteur hors temps de travail, qui est un vrai écran dans l’application mobile. Enfin l’information individuelle de chaque salarié, par avenant au contrat ou note de service.

Une obligation ne se code pas mais conditionne la mise en service : les instances représentatives du personnel doivent être informées ou consultées avant la décision d’installer le dispositif. Un projet livré sans cette étape est un projet techniquement fini et juridiquement inutilisable. Le reste de la liste avant mise en ligne est dans sécurité et RGPD d’une application métier.

Que met-on dans le premier lot, pour un transporteur ?

Le premier lot porte le document qui circule le plus, pas la fonction la plus impressionnante. Chez un transporteur, ce document est presque toujours le bon de livraison : c’est lui qui déclenche la facture, lui qui manque quand un client conteste, et lui qui occupe deux personnes à plein temps quand le volume monte.

Sur un groupe industriel qui traitait 12 000 bons de livraison par mois, le premier lot ne contenait ni cartographie ni tableau de bord. Il contenait la saisie sur mobile, la signature du destinataire, le rattachement automatique à la commande et la relance des bons manquants. Le détail est dans cette étude de cas, et la version multi-sites dans la digitalisation d’un groupe logistique en 18 semaines.

• L’ordre de transport comme objet central : un client, une adresse de chargement, une de livraison, une marchandise, un prix.
• La tournée comme regroupement d’ordres affectés à un véhicule et à un conducteur, sur une date.
• L’application du conducteur, utilisable hors réseau, avec signature et photo, et la désactivation de la localisation hors temps de travail.
• La facturation branchée sur la grille du contrat, pas sur une saisie manuelle.
• Le compte partenaire pour les affrétés, cloisonné à leurs seules courses.

Ce que l’on ne met pas dans le premier lot : l’optimisation automatique des tournées, les prévisions, et tout tableau de bord qui n’a pas encore de données à afficher. Pour écrire ce périmètre sans se tromper, le modèle à remplir est dans cahier des charges de logiciel métier.

Questions fréquentes

Combien coûte un logiciel de gestion de transport sur mesure ?

Un outil interne de ce type part à partir de 4 900 € pour un premier lot qui porte un document et un parcours complet, par exemple le bon de livraison de la saisie à la facture. Le chiffrage et la maquette sont fournis avant engagement. Le budget total dépend du nombre de règles de facturation et du nombre de rôles à cloisonner.

Combien de temps faut-il pour un premier lot utilisable ?

Comptez de six à douze semaines pour un premier lot en production, selon le nombre d’interfaces avec vos outils existants. La variable qui pèse le plus n’est pas le développement mais la disponibilité de votre exploitant pour trancher les règles métier. Un groupe logistique multi-sites a été digitalisé en 18 semaines.

Peut-on garder son TMS actuel et ajouter du sur mesure autour ?

Oui, et c’est souvent le meilleur rapport entre coût et risque. Le TMS garde ce qu’il fait bien, en général la réglementation et les documents de transport, et l’outil sur mesure porte ce que l’éditeur refuse de coder. Le point de vigilance est la frontière : une donnée doit avoir un seul endroit où elle est vraie.

Combien de temps peut-on conserver les positions GPS des camions ?

Deux mois par principe, selon la CNIL. Un an si les données servent à optimiser les tournées ou à prouver une intervention et qu’aucun autre moyen de preuve n’existe. Cinq ans si elles servent au suivi du temps de travail. La durée découle de la finalité que vous avez déclarée, et la purge doit être automatique.

Faut-il consulter les représentants du personnel avant d’installer la géolocalisation ?

Oui. Les instances représentatives du personnel doivent être informées ou consultées avant toute décision d’installer un dispositif de géolocalisation dans les véhicules des salariés. Chaque salarié doit en outre être informé individuellement de la finalité, de la base légale, de la durée de conservation et de son droit d’opposition pour motif légitime.

Qui est propriétaire du code d’un logiciel de transport sur mesure ?

Celui que désigne la clause de cession de droits, à la date d’effet qu’elle fixe. Sans cette clause, payer un développement ne vous en rend pas propriétaire. Vérifiez aussi que la cession couvre le code source, les scripts de déploiement et la documentation, et pas seulement l’exécutable livré.

Glossaire

• TMS : transport management system, logiciel de gestion des ordres de transport, des tournées et de la facturation associée.
• Ordre de transport : la demande unitaire d’acheminer une marchandise d’un point à un autre, à laquelle se rattachent les pièces et le prix.
• Affrètement : confier une course à un autre transporteur, qui l’exécute sous votre responsabilité commerciale.
• Licence de transport intérieur : titre délivré par la Dreal, nécessaire pour exercer le transport public routier de marchandises sur le territoire national.
• Capacité financière : montant de capitaux propres exigé par véhicule pour rester inscrit au registre des transporteurs, vérifié après chaque exercice comptable.

Sources

• CNIL · La géolocalisation des véhicules des salariés : finalités autorisées et interdites, durées de conservation de 2 mois, 1 an et 5 ans, désactivation hors temps de travail, information des salariés.
• Service-public · Créer une entreprise de transporteur routier de marchandises : capacité financière de 9 000 € et 5 000 € au-dessus de 3,5 tonnes, 1 800 € et 900 € en dessous, délivrance par la Dreal.
• Légifrance · Code des transports, livre II, transport routier de marchandises : inscription au registre des transporteurs et licences délivrées par le préfet de région.

À lire aussi sur le blog

• Combien coûte un logiciel métier sur mesure · la grille de prix complète, par périmètre.
• 12 000 bons de livraison par mois sans Excel · le premier lot décrit ici, en conditions réelles.
• Digitaliser un groupe logistique en 18 semaines · la version multi-sites, avec les délais tenus.
• Cahier des charges de logiciel métier · le modèle à remplir avant de demander un chiffrage.
• Sécurité et RGPD d’une application métier · la liste à passer avant la mise en ligne.
• Remplacer ses abonnements SaaS par un outil sur mesure · le calcul de bascule, abonnement contre possession.

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