Logiciel VTC sur mesure : preuve de réservation, registre et périmètre

À retenir

• La preuve de réservation a sept mentions obligatoires. Nom ou dénomination et coordonnées de la société exploitante, nom et numéro de téléphone du client, date et heure de la réservation préalable, date et heure de prise en charge souhaitées, lieu de prise en charge indiqué par le client, numéro d’inscription au registre des VTC, et numéro Siren de l’exploitant.
• Elle peut être électronique, ce qui veut dire que votre application peut la produire. Mais si le nom ou le téléphone du client n’y figurent pas, le conducteur doit fournir sans délai à l’agent les moyens de contacter le client.
• Depuis le 27 juin 2026, l’exploitant déclare ses conducteurs : leur nom, le numéro de leur carte professionnelle et les plaques des véhicules exploités. Votre base doit donc tenir à jour le lien conducteur, carte et véhicule, et pas seulement le planning.
• Deux horloges à cinq ans. La carte professionnelle se renouvelle tous les 5 ans, avec un stage de formation continue de 2 jours, soit 14 heures, à effectuer 3 mois avant l’échéance. L’inscription au registre se renouvelle elle aussi tous les 5 ans, et coûte 170 €.
• La maraude est interdite, y compris électronique. Un client qui n’a pas réservé ne peut pas être pris en charge, et une carte professionnelle non valide coûte 1 500 € d’amende.

Un exploitant de VTC vit avec une contrainte que peu de métiers connaissent : à tout moment, un contrôle peut lui demander de prouver qu’une course en cours a bien été réservée à l’avance. Pas de la justifier après, de la prouver sur-le-champ, avec sept informations précises.

Tant que les courses viennent d’une plateforme, la preuve est produite par la plateforme et le sujet n’existe pas. Il apparaît le jour où vous prenez vos propres clients en direct, qui est aussi le jour où votre marge double. Les comptes entreprises, les transferts d’aéroport, les mises à disposition : ce sont vos courses, et c’est à vous de les prouver.

Cet article tranche trois points : ce que la preuve de réservation impose à votre application, ce que la déclaration des conducteurs change depuis juin 2026, et à quel moment un logiciel VTC sur mesure devient plus rationnel qu’une commission versée à vie.

Que doit contenir la preuve de réservation, et qu’est-ce que cela impose à l’application ?

Sept mentions, et deux d’entre elles ne sont pas dans votre système de réservation si vous n’y avez pas pensé : le numéro d’inscription au registre des VTC, qui remplace l’ancien numéro Atout France, et le numéro Siren de l’exploitant. Ce sont des constantes d’entreprise, mais elles doivent figurer sur chaque preuve, donc être posées dans le gabarit du document.

Mention obligatoire	Ce que cela impose à l’application
Nom ou dénomination sociale et coordonnées de l’exploitant	Une fiche entreprise unique, reprise sur chaque preuve
Nom et numéro de téléphone du client	Un client identifié, pas une course anonyme
Date et heure de la réservation préalable	Un horodatage à la création, non modifiable ensuite
Date et heure de prise en charge souhaitées	Un champ distinct de l’heure réelle de prise en charge
Lieu de prise en charge indiqué par le client	L’adresse telle que le client l’a donnée, conservée
Numéro d’inscription au registre des VTC	Une constante d’entreprise posée dans le gabarit
Numéro Siren de l’exploitant	Idem, et à ne pas confondre avec le numéro de registre

La mention la plus structurante est l’horodatage de la réservation préalable. Il doit être antérieur à la prise en charge, et il ne doit pas pouvoir être réécrit. Une application qui enregistre la course au moment où le chauffeur démarre ne produit pas une preuve : elle produit un constat. C’est précisément cette nuance que le contrôle cherche.

Que change la déclaration des conducteurs depuis juin 2026 ?

Elle transforme le registre en miroir de votre flotte. Depuis le 27 juin 2026, l’exploitant doit déclarer le nom des conducteurs qu’il emploie, le numéro de leur carte professionnelle et les plaques des véhicules exploités. Autrement dit, trois tables qui vivaient séparément dans la plupart des outils doivent désormais être reliées et tenues à jour.

Obligation	Ce que dit la règle	Ce que cela impose au logiciel
Inscription au registre des VTC	Obligatoire, en ligne, 170 €, renouvelée tous les 5 ans	Une échéance posée à la date d’inscription
Déclaration des conducteurs	Depuis le 27 juin 2026 : nom, numéro de carte professionnelle, plaques exploitées	Un lien conducteur, carte et véhicule, tenu à jour
Changement de situation	À signaler dans un délai de 3 mois	Une alerte sur toute modification d’adresse ou d’activité
Carte professionnelle	Renouvelée tous les 5 ans, stage de 14 heures à effectuer 3 mois avant l’échéance	Une échéance par conducteur, pas une seule pour l’entreprise
Emplacement de la carte	En évidence sur le pare-brise, visible de l’extérieur pendant l’activité	Un contrôle de départ de service, dans l’application du chauffeur
Garantie financière	1 500 € par véhicule utilisé régulièrement, sauf propriété ou location de plus de 6 mois	Le statut de chaque véhicule, avec son justificatif
Maraude	Interdite, y compris électronique : pas de prise en charge sans réservation préalable	Aucune course créée sans réservation horodatée

Quand le sur mesure vaut-il mieux qu’une plateforme ou un outil du marché ?

Quand vous avez des clients à vous. Tant que toutes vos courses viennent d’une plateforme, la question ne se pose pas : la commission est le prix du flux. Elle se pose dès que vous avez des comptes entreprises, des contrats de mise à disposition ou des transferts réguliers, parce que vous payez alors une commission sur un client que vous avez amené vous-même.

Signal dans votre exploitation	Ce que fait une plateforme ou un outil du marché	Ce que change le sur mesure
Vous avez des comptes entreprises facturés au mois	Une course à la fois, payée par carte	Un compte client, une facture mensuelle, un bon de commande
Vous travaillez avec des chauffeurs partenaires	Hors périmètre, suivi au tableur	Un compte partenaire, limité à ses courses
Vous devez prouver chaque réservation	La plateforme produit la preuve, pas vous	Une preuve à vos mentions, générée à la réservation
Vous appliquez des grilles différentes par client	Un tarif unique imposé	Une grille par contrat, appliquée à la course
Vous êtes seul en voiture et tout vient de l’application	La plateforme suffit	Trop tôt, le calcul ne rentabilise rien

Chez nous, un outil interne de ce type part à partir de 4 900 €, chiffrage et maquette fournis avant tout engagement. La grille complète par périmètre est dans combien coûte un logiciel métier sur mesure, et le raisonnement sur le transport de marchandises, voisin mais différent, dans le logiciel de gestion de transport sur mesure.

Que met-on dans le premier lot ?

La réservation et sa preuve. L’optimisation des trajets, le paiement en ligne et les tableaux de bord viennent ensuite : ils sont agréables, mais ils ne tiennent pas un contrôle et ne facturent pas un compte entreprise.

• Le client, particulier ou compte entreprise, avec sa grille tarifaire et son mode de facturation.
• La réservation horodatée à la création, non réécrivable, qui produit la preuve aux sept mentions.
• La course avec son conducteur, son véhicule, l’heure réelle de prise en charge et son prix.
• La flotte : conducteurs, cartes professionnelles avec leurs échéances, véhicules et leurs plaques.
• La facture mensuelle par compte entreprise, calculée depuis la grille du contrat.

Pour écrire ce périmètre sans se tromper, le modèle à remplir est dans cahier des charges de logiciel métier. Si votre projet vise aussi une application pour les clients, combien coûte une application mobile donne les ordres de grandeur. Vous manipulez des noms, des téléphones et des adresses de prise en charge : la liste à passer avant la mise en ligne est dans sécurité et RGPD d’une application métier.

Questions fréquentes

Combien coûte un logiciel VTC sur mesure ?

Un outil interne de ce type part à partir de 4 900 € pour un premier lot qui porte la réservation, la preuve aux sept mentions et la facturation des comptes entreprises. Le chiffrage et la maquette sont fournis avant engagement. Le budget total dépend du nombre de grilles tarifaires et de la présence ou non d’une application pour les clients.

Quelles mentions doit porter la preuve de réservation d’un VTC ?

Le nom ou la dénomination sociale et les coordonnées de la société exploitante, le nom et le numéro de téléphone du client, la date et l’heure de la réservation préalable, la date et l’heure de prise en charge souhaitées, le lieu de prise en charge indiqué par le client, le numéro d’inscription au registre des VTC et le numéro Siren de l’exploitant.

La preuve de réservation peut-elle être électronique ?

Oui, elle peut être papier ou électronique. Si le nom ou le téléphone du client n’y figurent pas, le conducteur doit fournir sans délai à l’agent qui contrôle les moyens de contacter le client. C’est pour cela qu’une application qui ne stocke pas le contact du client expose le chauffeur lors d’un contrôle.

Que doit déclarer un exploitant VTC depuis juin 2026 ?

Depuis le 27 juin 2026, l’exploitant doit déclarer le nom des conducteurs qu’il emploie, le numéro de leur carte professionnelle et les plaques des véhicules exploités. Tout changement de situation, comme un changement d’adresse ou un arrêt d’activité, doit par ailleurs être signalé dans un délai de trois mois.

Quelle garantie financière faut-il pour un véhicule VTC ?

1 500 € pour chaque véhicule utilisé régulièrement. Elle n’est pas nécessaire si vous êtes propriétaire du véhicule ou si vous le louez pour plus de six mois : il faut alors fournir un justificatif de propriété ou de location. La référence citée est l’arrêté du 28 janvier 2015 relatif à la capacité financière des exploitants de VTC.

Peut-on quitter une plateforme du jour au lendemain ?

Rarement, et ce n’est pas souhaitable. Le montage habituel est progressif : la plateforme garde le flux de clients occasionnels, l’outil sur mesure prend les comptes entreprises et les clients directs, là où la commission coûte le plus. Le point de bascule se calcule sur la part de courses que vous amenez vous-même.

Glossaire

• VTC : voiture de transport avec chauffeur, qui ne peut prendre en charge que des clients ayant réservé à l’avance.
• REVTC : registre des voitures de transport avec chauffeur, dont le numéro d’inscription remplace l’ancien numéro Atout France.
• Maraude : fait de circuler à vide en cherchant un client ou de se faire héler dans la rue, réservé aux taxis et interdit aux VTC, y compris sous forme électronique.
• Preuve de réservation préalable : document papier ou électronique à sept mentions, que le conducteur doit pouvoir présenter lors d’un contrôle.
• Mise à disposition : contrat par lequel un véhicule et son chauffeur sont réservés pour une durée, et non pour un trajet.

Sources

• Service-public Entreprendre · Devenir chauffeur de VTC : les sept mentions de la preuve de réservation, inscription au registre à 170 € renouvelée tous les 5 ans, déclaration des conducteurs depuis le 27 juin 2026, garantie de 1 500 € par véhicule, amende de 1 500 € et interdiction de la maraude.
• Registre des voitures de transport avec chauffeur : le téléservice officiel où l’exploitant s’inscrit et déclare ses conducteurs et ses véhicules.
• Formulaires Service-public · Demande relative à l’exercice de l’activité de transport avec chauffeur, Cerfa 14557 : le formulaire officiel et les pièces attendues.

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