Logiciel d’agence immobilière sur mesure : mandats, registres et périmètre

À retenir

• Le registre des mandats peut être électronique. Tous les mandats y sont inscrits par ordre chronologique sur un registre coté, et le mandat comme le registre se conservent 10 ans. C’est une contrainte d’architecture, pas une case à cocher : un numéro attribué ne doit jamais pouvoir être réutilisé ni réordonné.
• Le numéro d’inscription figure sur le mandat lui-même. Un outil qui numérote après coup, ou qui laisse un négociateur modifier l’ordre, produit des mandats dont le numéro ne prouve plus rien.
• Le registre-répertoire est obligatoire pour les titulaires de la carte Transactions ou Marchand de listes qui reçoivent des fonds. Les sommes sont versées sur un compte bancaire spécial puis inscrites immédiatement au registre, avec un reçu pour chaque somme reçue. Conservation : 10 ans.
• La garantie financière a deux paliers. Minimum 30 000 € pendant les deux premières années d’activité, puis 110 000 € minimum. Elle s’applique à chaque activité exercée : transaction, gestion, syndic.
• L’affichage est normé et doit être repris en ligne. Numéro de carte professionnelle, montant de la garantie, dénomination et adresse du garant, dans tous les lieux où la clientèle est reçue. Les tarifs s’affichent toutes taxes comprises à l’entrée, en vitrine et sur votre site si vous en avez un.

Une agence de huit négociateurs tient ses annonces dans un logiciel métier, ses mandats dans un classeur, ses honoraires dans un tableur et ses relances dans une messagerie. Chacun de ces outils fonctionne. Aucun ne connaît la règle qui compte : un mandat n’existe qu’inscrit au registre, dans l’ordre, et pour dix ans.

C’est invisible au quotidien. Cela devient tout, le jour d’un contrôle ou d’un litige sur une commission. La question n’est alors pas de savoir si le mandat existait, mais s’il était écrit, signé avant la mise en relation, inscrit sous un numéro vérifiable, et conservé.

Cet article tranche trois points : ce que les registres imposent au logiciel, à quel moment un logiciel d’agence immobilière sur mesure devient plus rationnel qu’un outil du marché, et ce que contient un premier lot qui sert dès la mise en ligne.

Que doit porter un mandat, et qu’est-ce que cela impose au logiciel ?

Le mandat doit être écrit et détenu avant toute opération d’entremise ou de négociation. Seul un titulaire de la carte Transactions peut le signer, et l’agent n’a droit à une commission que s’il détient la carte, un mandat écrit signé avant la mise en relation, et qu’il a rempli sa mission. Chacune de ces trois conditions se vérifie dans une base, pas dans un classeur.

Ce que le mandat doit porter	Ce que cela impose au logiciel
Les conditions de maniement des fonds	Un champ lié au type de carte, pas une phrase recopiée
L’étendue de la mission	Un périmètre choisi dans une liste, repris sur le document
Les conditions de rémunération et leur répartition	Qui paie, acquéreur ou vendeur, et en quel pourcentage
La durée, généralement limitée à 3 mois	Une date de fin calculée, et une alerte avant l’échéance
Le numéro d’inscription au registre des mandats	Un numéro attribué à la création, jamais réutilisé
La clause d’exclusivité le cas échéant	Mandat simple ou exclusif, qui change le calcul de la commission

Une obligation passe souvent inaperçue et se code en une ligne : l’agent doit informer son client de la fin de sa mission au plus tard dans les huit jours de l’opération. C’est exactement le genre de délai qu’un tableur ne surveille pas et qu’une tâche automatique règle définitivement.

Combien de temps un logiciel d’agence immobilière sur mesure doit-il conserver vos registres ?

Dix ans pour le registre des mandats comme pour le registre-répertoire. C’est un horizon sans rapport avec la vie d’un mandat, qui dure généralement trois mois. Votre base doit donc tenir deux rythmes à la fois, et c’est précisément là que les outils génériques se trompent : ils purgent ce qui paraît vieux.

Obligation	Ce que dit la règle	Ce que cela impose au logiciel
Registre des mandats	Inscription par ordre chronologique sur un registre coté, qui peut être électronique	Une numérotation continue, infalsifiable, sans suppression
Conservation	Le mandat et le registre sont conservés 10 ans	Un archivage distinct de la base de travail
Registre-répertoire	Fonds versés sur un compte bancaire spécial puis inscrits immédiatement, conservation 10 ans	Une écriture au moment de l’encaissement, pas en fin de mois
Reçus	Un reçu délivré pour chaque somme reçue, double conservé dans un carnet	Un reçu numéroté et archivé, généré automatiquement
Garantie financière	30 000 € minimum les 2 premières années, puis 110 000 € minimum, par activité	Le montant affiché doit suivre votre situation réelle
Affichage	Numéro de carte, montant de garantie, garant, dans tous les lieux où la clientèle est reçue	Une source unique qui alimente l’affiche et le site
Formation continue	42 heures sur 3 ans, soit 14 heures par an, pour renouveler la carte	Un suivi par collaborateur, avec les justificatifs

Quand le sur mesure vaut-il mieux qu’un logiciel du marché ?

Quand votre rémunération et vos registres ne rentrent pas dans les cases. Un logiciel du marché gère très bien l’annonce, la diffusion sur les portails et le rapprochement acquéreurs. Il tient beaucoup moins bien la répartition des honoraires entre négociateurs, les mandats de gestion, et le cloisonnement de ce que chacun voit.

Signal dans votre agence	Ce que fait un logiciel du marché	Ce que change le sur mesure
Vos commissions se partagent entre plusieurs négociateurs	Un taux unique, les écarts se rattrapent au tableur	Une règle de partage par dossier, calculée
Vous exercez transaction et gestion	Deux outils, deux bases, deux vérités	Un seul dossier bien, avec deux activités
Vous voulez un registre opposable	Un export PDF à la demande	Une numérotation continue et infalsifiable
Vos négociateurs ne doivent pas tout voir	Des droits grossiers, tout ou rien	Un cloisonnement par portefeuille
Vous êtes deux et le logiciel du marché suffit	Rien à changer	Trop tôt, le calcul ne rentabilise rien

Chez nous, un outil interne de ce type part à partir de 4 900 €, chiffrage et maquette fournis avant tout engagement. La grille complète par périmètre est dans combien coûte un logiciel métier sur mesure, et le calcul abonnement contre possession dans remplacer ses abonnements SaaS par un outil sur mesure.

Que met-on dans le premier lot ?

Le mandat et son registre, parce que c’est d’eux que dépendent votre commission et votre conformité. La diffusion sur les portails, le rapprochement acquéreurs et les tableaux de bord viennent ensuite.

• Le bien comme objet central : propriétaire, adresse, caractéristiques, diagnostics, prix.
• Le mandat avec ses six mentions obligatoires, son numéro de registre attribué à la création et sa date de fin calculée.
• Le registre des mandats en numérotation continue, consultable, archivé dix ans.
• Les honoraires calculés depuis le mandat, avec la répartition entre négociateurs et la mention de qui les supporte.
• Le registre-répertoire et les reçus, pour les agences qui reçoivent des fonds.

Ce que l’on ne met pas dans le premier lot : la diffusion multi-portails, la signature électronique et les statistiques de visites. Pour écrire ce périmètre sans se tromper, le modèle à remplir est dans cahier des charges de logiciel métier. Sur le calcul des commissions multi-intervenants, le moteur qui calcule les commissions de 50 agents montre exactement ce poste. Vos dossiers contiennent des pièces d’identité et des revenus : la liste à passer avant la mise en ligne est dans sécurité et RGPD d’une application métier.

Questions fréquentes

Combien coûte un logiciel d’agence immobilière sur mesure ?

Un outil interne de ce type part à partir de 4 900 € pour un premier lot qui porte un parcours complet, par exemple le mandat de sa signature jusqu’au registre et aux honoraires. Le chiffrage et la maquette sont fournis avant engagement. Le budget total dépend du nombre d’activités exercées et des règles de partage des commissions.

Le registre des mandats peut-il être électronique ?

Oui. Les mandats sont inscrits par ordre chronologique sur un registre coté, qui peut être électronique. Le mandat et le registre se conservent dix ans. La contrainte réelle n’est pas le support mais l’intégrité : un numéro attribué ne doit jamais pouvoir être réutilisé, ni l’ordre modifié après coup.

Quelles mentions doit porter un mandat immobilier ?

Les conditions de maniement des fonds, l’étendue de la mission, les conditions de rémunération et leur répartition, la durée, généralement limitée à trois mois, le numéro d’inscription au registre des mandats, et le cas échéant une clause d’exclusivité. Le mandat doit être écrit et détenu avant toute opération d’entremise ou de négociation.

Quel est le montant minimum de la garantie financière ?

30 000 € pendant les deux premières années d’activité, puis 110 000 € minimum. Le montant s’applique à chaque activité exercée, transaction, gestion ou syndic. Le minimum de 30 000 € ne s’applique pas à une société dont un représentant a déjà été soumis à cette obligation.

Quand la commission d’un agent immobilier est-elle due ?

Après la signature du contrat définitif devant le notaire, et à trois conditions : être titulaire de la carte professionnelle, détenir un mandat écrit signé avant la mise en relation, et avoir rempli sa mission. En mandat simple signé avec plusieurs agences, seul l’agent par l’entremise duquel la vente a été conclue touche une commission.

Peut-on garder son logiciel métier et ajouter du sur mesure autour ?

Oui, et c’est le montage le plus courant. Le logiciel du marché garde l’annonce et la diffusion sur les portails, le sur mesure porte le mandat, le registre, les honoraires et le cloisonnement des portefeuilles. Le point de vigilance est la frontière : un bien doit avoir un seul endroit où il est vrai.

Glossaire

• Carte professionnelle : titre délivré par le président de la chambre de commerce et d’industrie, portant la mention de l’activité exercée, par exemple Transaction, Gestion ou Syndic de copropriété.
• Registre des mandats : registre coté où tous les mandats sont inscrits par ordre chronologique, qui peut être électronique et se conserve dix ans.
• Registre-répertoire : registre des fonds reçus, obligatoire pour les agences qui en détiennent, alimenté immédiatement après chaque versement.
• Garantie financière : garantie souscrite auprès d’un assureur, d’un établissement de crédit, d’une société de financement ou de la Caisse des dépôts, qui couvre les fonds détenus pour autrui.
• Mandat simple ou exclusif : le mandat simple autorise le propriétaire à confier le bien à plusieurs agences, l’exclusif réserve la mission à une seule.

Sources

• Service-public Entreprendre · Agent immobilier, conditions d’accès et d’exercice : garantie financière de 30 000 € puis 110 000 €, mentions du mandat, registre des mandats et registre-répertoire conservés dix ans, affichage obligatoire, formation continue de 42 heures sur 3 ans.
• Service-public · Les obligations de l’agent immobilier envers ses clients : mandat écrit signé avant la mise en relation, durée généralement de trois mois, information de fin de mission sous huit jours, conditions du droit à commission.
• Légifrance · Loi n° 70-9 du 2 janvier 1970, dite loi Hoguet : le texte qui fonde la carte professionnelle, la garantie financière et les registres.

À lire aussi sur le blog

• Combien coûte un logiciel métier sur mesure · la grille de prix complète, par périmètre.
• Le moteur qui calcule les commissions de 50 agents · exactement le poste le plus coûteux d’une agence.
• Une plateforme d’investissement conforme dès le premier jour · la conformité posée dans le modèle de données, pas rajoutée après.
• Cahier des charges de logiciel métier · le modèle à remplir avant de demander un chiffrage.
• Logiciel de conciergerie sur mesure · le même raisonnement, appliqué à la location saisonnière.
• Sécurité et RGPD d’une application métier · la liste à passer avant la mise en ligne.
• Remplacer ses abonnements SaaS par un outil sur mesure · le calcul abonnement contre possession.

Aller plus loin avec nous

• Cadrage offert sous 48 h · on regarde vos mandats et vos règles d’honoraires, et on vous dit si le sur mesure se justifie.
• Outils internes et ERP sur mesure · le détail de la prestation et le prix d’entrée.