Logiciel de syndic de copropriété sur mesure : extranet, comptes et périmètre

À retenir

• L’extranet n’est pas un confort, c’est une obligation dont le contenu est écrit. Accès sécurisé par code personnel, documents téléchargeables et imprimables, et une liste minimale différente pour le conseil syndical, pour l’ensemble des copropriétaires et pour chacun sur son lot.
• La matrice de droits est donnée par la loi. Le conseil syndical voit la liste des copropriétaires, les balances, les relevés des comptes bancaires séparés, les assignations en cours, votre carte professionnelle et vos attestations. Un copropriétaire ordinaire ne voit pas ces pièces. C’est votre modèle d’habilitation, prêt à coder.
• Chaque copropriétaire doit voir, pour son lot, son compte individuel, les montants des charges des 2 derniers exercices, sa part du fonds de travaux et les appels de fonds des 3 dernières années. Trois profondeurs d’historique différentes dans le même écran.
• Le compte bancaire séparé s’ouvre au nom du syndicat dans les 3 mois de votre désignation. Il appartient au syndicat, pas à vous. Le fonds de travaux a son propre compte, dont les intérêts reviennent au syndicat.
• Le retard se chiffre. Au-delà d’un mois après la demande d’un copropriétaire, un document non transmis coûte 15 € par jour de retard, retenus sur votre rémunération forfaitaire annuelle.

Le syndic est probablement le seul métier où le législateur a écrit le cahier des charges du logiciel. Pas en termes généraux : document par document, destinataire par destinataire, avec les profondeurs d’historique. Rares sont les secteurs où l’on vous dit aussi précisément ce que votre outil doit afficher et à qui.

C’est une chance, et c’est aussi un piège. Une chance, parce que le périmètre du premier lot ne se discute pas : il est public. Un piège, parce que la plupart des extranets du marché sont des espaces de dépôt de fichiers, pas des vues calculées. Déposer un PDF de balance n’est pas afficher un compte individuel à jour.

Cet article tranche trois points : ce que l’extranet doit contenir et pour qui, quelles échéances votre logiciel doit tenir, et à quel moment un logiciel de syndic de copropriété sur mesure devient plus rationnel qu’un progiciel du marché.

Que doit contenir l’extranet d’un syndic, et pour qui ?

Trois cercles, trois listes. L’accès est sécurisé par un code personnel, pour les membres du conseil syndical comme pour les copropriétaires, et les documents doivent être téléchargeables et imprimables. Cette dernière exigence disqualifie les affichages en lecture seule que l’on croise encore.

Destinataire	Ce qu’il doit pouvoir consulter	Ce que cela impose au logiciel
Membres du conseil syndical	Liste des copropriétaires, balances des comptes, relevés des comptes bancaires séparés, assignations et décisions de justice en cours, carte professionnelle, attestations d’assurance et de garantie financière	Un rôle distinct, avec des pièces que les autres ne voient pas
Ensemble des copropriétaires	Règlement de copropriété, dernière fiche synthétique, carnet d’entretien, diagnostics techniques, contrats d’assurance, contrats et marchés en cours hors contrats de travail, contrats d’entretien, procès-verbaux des 3 dernières assemblées annuelles avec les devis approuvés, contrat du syndic	Un fonds documentaire par copropriété, versionné
Chaque copropriétaire, pour son lot	Compte individuel, montants des charges des 2 derniers exercices, part du fonds de travaux, appels de fonds des 3 dernières années	Des vues calculées par lot, avec trois profondeurs d’historique

Notez la différence de nature entre les trois lignes. Les deux premières sont des documents : on peut les déposer. La troisième est un calcul : le compte individuel d’un copropriétaire, ses charges sur deux exercices, sa part du fonds de travaux et ses appels de fonds sur trois ans ne se déposent pas, ils se calculent depuis la comptabilité. C’est exactement la frontière où les extranets rapportés échouent.

Quelles échéances votre logiciel de syndic doit-il tenir ?

Le mandat d’un syndic professionnel dure trois ans au maximum, et un an seulement si le syndic ou une personne qui lui est liée a participé à la construction de l’immeuble comme promoteur ou architecte. Autour de ce mandat court, les obligations, elles, portent sur des documents qui ne vous appartiennent pas.

Obligation	Ce que dit la règle	Ce que cela impose au logiciel
Compte bancaire séparé	Ouvert au nom du syndicat dans les 3 mois de la désignation	Une alerte posée à la date de désignation
Propriété du compte	Le compte appartient au syndicat, pas au syndic	Un rattachement du compte à la copropriété, jamais au cabinet
Fonds de travaux	Compte propre, dont les intérêts reviennent au syndicat	Un second compte suivi séparément, avec ses produits
Fiche synthétique	Réalisée et mise à jour par le syndic, dans sa version la plus récente sur l’extranet	Une génération automatique, pas un fichier déposé à la main
Carnet d’entretien	Établi et tenu à jour, avec adresse, identité du syndic et références des assurances et leurs échéances	Des échéances d’assurance surveillées, pas recopiées
Durée du mandat	3 ans maximum, 1 an en cas de lien avec le promoteur ou l’architecte	Une date de fin calculée dès la désignation
Retard de transmission	Au-delà d’un mois après la demande, 15 € par jour retenus sur la rémunération	Un suivi des demandes, horodaté, avec leur réponse

Quand le sur mesure vaut-il mieux qu’un progiciel du marché ?

Quand votre différence commerciale est l’extranet, et pas la comptabilité. Les progiciels du marché tiennent très bien la comptabilité de copropriété, qui est un métier en soi. Ils tiennent beaucoup moins bien ce que voit le copropriétaire, et c’est pourtant la seule chose qu’il juge.

Signal dans votre cabinet	Ce que fait un progiciel du marché	Ce que change le sur mesure
Vos copropriétaires n’ouvrent jamais l’extranet	Un dépôt de fichiers, sans vues calculées	Un compte individuel lisible, à jour, sur mobile
Le conseil syndical réclame des pièces par courriel	Des envois manuels, et des pénalités de retard	Un rôle conseil syndical, servi en libre accès
Vous gagnez des mandats sur la transparence	Une interface identique à celle de vos concurrents	Votre extranet devient l’argument commercial
Vous facturez des prestations particulières au contrat	Des lignes libres, et des oublis	Un catalogue de prestations rattaché au contrat
Vous gérez six copropriétés avec un tableur	Le progiciel du marché suffit largement	Trop tôt, le calcul ne rentabilise rien

Le montage le plus courant n’est d’ailleurs pas le remplacement. Le progiciel garde la comptabilité, et l’outil sur mesure porte l’extranet et les vues calculées par lot. Chez nous, un outil interne de ce type part à partir de 4 900 €, chiffrage et maquette fournis avant tout engagement. La grille complète est dans combien coûte un logiciel métier sur mesure.

Que met-on dans le premier lot ?

L’extranet, puisque la loi en décrit le contenu et que c’est lui que vos clients voient. Les modules d’assemblée générale, de travaux et de recouvrement viennent après.

• La copropriété comme objet central : lots, copropriétaires, tantièmes, conseil syndical, contrats.
• Le fonds documentaire versionné, avec la dernière fiche synthétique et le carnet d’entretien générés et non déposés.
• Les trois rôles posés tels que la loi les décrit, avec leurs listes respectives.
• Le compte individuel du copropriétaire, calculé, avec deux exercices de charges, sa part du fonds de travaux et trois ans d’appels de fonds.
• Le registre des demandes, horodaté, parce que c’est lui qui vous protège de la pénalité de 15 € par jour.

Pour écrire ce périmètre sans se tromper, le modèle à remplir est dans cahier des charges de logiciel métier. Sur la carte professionnelle, la garantie financière et les registres communs aux métiers de l’immobilier, voir le logiciel d’agence immobilière sur mesure. Vos extranets exposent des données financières nominatives : la liste à passer avant la mise en ligne est dans sécurité et RGPD d’une application métier.

Questions fréquentes

Combien coûte un logiciel de syndic de copropriété sur mesure ?

Un outil interne de ce type part à partir de 4 900 € pour un premier lot qui porte l’extranet et ses trois rôles, avec les vues calculées par lot. Le chiffrage et la maquette sont fournis avant engagement. Le budget total dépend surtout de l’interface avec le progiciel comptable que vous conservez.

L’extranet est-il vraiment obligatoire pour un syndic ?

Oui. Le syndic doit proposer un accès en ligne aux documents relatifs à la gestion de l’immeuble ou des lots, sécurisé par un code personnel pour les membres du conseil syndical et les copropriétaires, avec des documents téléchargeables et imprimables. Le contenu minimal est fixé, et il diffère selon le destinataire.

Que doit voir un copropriétaire sur son propre lot ?

Son compte individuel, les montants des charges des deux derniers exercices, sa part du fonds de travaux et les appels de fonds des trois dernières années. Ce ne sont pas des documents à déposer mais des vues calculées depuis la comptabilité, ce qui change tout dans la conception de l’outil.

Dans quel délai faut-il ouvrir le compte bancaire séparé ?

Dans les trois mois de la désignation du syndic, au nom du syndicat des copropriétaires. Le compte appartient au syndicat lui-même et non au syndic. Le fonds de travaux dispose de son propre compte, dont les intérêts sont définitivement acquis au syndicat.

Que risque un syndic qui ne transmet pas un document ?

Au-delà d’un mois après la demande, quinze euros par jour de retard sont retenus sur sa rémunération forfaitaire annuelle. Par ailleurs, le conseil syndical peut demander la résiliation du contrat en cas de manquements, par exemple l’absence de compte bancaire séparé au nom du syndicat.

Combien de temps dure le mandat d’un syndic ?

Trois ans au maximum pour un syndic professionnel. La durée est limitée à un an si le syndic, ou une personne qui lui est liée, a participé à la construction de l’immeuble en tant que promoteur ou architecte. Le mandat d’un syndic non professionnel est également de trois ans au maximum.

Glossaire

• Syndicat des copropriétaires : la collectivité des copropriétaires, personne morale propriétaire des comptes et des documents de la copropriété.
• Conseil syndical : les copropriétaires élus pour assister et contrôler le syndic, qui disposent d’un accès étendu aux documents.
• Fiche synthétique : document réalisé et mis à jour par le syndic, qui regroupe l’identification, les caractéristiques techniques et financières de la copropriété.
• Carnet d’entretien : document obligatoire recensant les informations techniques et administratives de l’immeuble, dont les assurances et leurs échéances.
• Fonds de travaux : réserve alimentée par les copropriétaires, placée sur un compte propre dont les intérêts reviennent au syndicat.

Sources

• Service-public · Syndic de copropriété : contenu minimal de l’accès en ligne par destinataire, compte bancaire séparé sous trois mois, durée maximale du mandat, pénalité de 15 € par jour de retard.
• Service-public Entreprendre · Agent immobilier, conditions d’accès et d’exercice : carte professionnelle portant la mention Syndic de copropriété, garantie financière et affichage obligatoire.
• Registre national d’immatriculation des copropriétés : le téléservice officiel où le syndic immatricule la copropriété et met à jour ses données.

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